Натыйжалуу волонтердук байланышты колдоо ар бир коммерциялык эмес уюмдун ийгилиги үчүн маанилүү. Ыктыярчыларды күч-кубаттуу жана өз иштери менен алек болуу үчүн аларга уюмдун муктаждыктарын билүүгө мүмкүнчүлүк берүү, алардын аракеттери үчүн ыраазычылык билдирүү жана алардын салымы канчалык маанилүү экенин түшүнүү маанилүү. Натыйжалуу баарлашуу волонтерлор менен туруктуу мамилелерди куруунун чечүүчү элементи болуп саналат.
Веб-сайтыңызга ыктыярчылар бөлүмүн кошуңуз
Веб-сайтыңызга волонтерлор үчүн атайын бөлүмдү кошуу - учурдагы волонтерлоруңуз менен баарлашуунун жана жаңыларын тартуунун эң сонун жолу. Топуңуздун веб-сайтында ыктыярчылардын байланыш борборун түзүү жана тейлөө менен, сиз волонтерлордун уюмда болуп жаткан окуялардан кабардар болушун жеңилдетесиз. Ыктыярчылардын аракетин көрсөткөн сүрөттөрдү же видеолорду көрсөтүүнү унутпаңыз (алардын уруксаты менен). Сиз ошондой эле ыктыярчылардын мүмкүнчүлүктөрүн, алдыдагы комитеттин жыйындарын жана ыктыярчыларды кызыктырган башка маалыматтарды жарыялай аласыз. Вебсайтыңыздын канчалык татаал экендигине жараша, сиз волонтерлорго документтерди жүктөө, алардын иштөө убактысына көз салуу же окуу материалдарын көрүү жолун камсыздай аласыз.
Волонтерлор менен сурамжылоо аркылуу таанышыңыз
Сурамжылоо волонтерлор менен таанышуу жана алар сиздин уюмуңузга кандай катышкысы келерин билүү үчүн пайдалуу байланыш куралы. Вебсайтыңыздын волонтерлор бөлүмү аркылуу сурамжылоо жүргүзүүнү карап көрүңүз же аны жаңы ыктыярчыларга жөнөтүүчү электрондук почта шаблонуна киргизиңиз. Анда бир нече суроолор болушу керек, алар ыктыярдуу иш-аракеттердин кандай түрлөрүнө катышууну каалаарын жана алардын кандай жөндөмдөрү бар экенин түшүнүүгө мүмкүндүк берет. Кимдир бирөө натыйжаларды карап чыксын, андан кийин алардын кызыкчылыктарына дал келген комитеттер же долбоорлор жөнүндө маалымат менен жекече кайрылыңыз. Бул маалыматты ыктыярчылардын маалымат базасына коюңуз, ал келечекте жаңы долбоорлор пайда болгондо адамдарга кабарлоо үчүн колдонула алат.
Социалдык тармактар аркылуу волонтерлор менен байланышыңыз
Уюмуңуздун социалдык медиада болушун волонтерлор жана башка кызыкдар топтор менен өз ара аракеттенүү үчүн байланыш куралы катары колдонуңуз. Ыктыярчыларды уюмдун социалдык медиа баракчаларына жазылууга жана алардын жакшылыгын кайтарууга, мисалы, Twitter же Instagram баракчаларына кайра жазылууга үндөңүз. Группаңыздын ыктыярчыларынын салымдарын баса белгилеген сүрөттөрдү жана коштомо жазууларды жана топту медиа чагылдырууга шилтемелерди жайгаштырыңыз. Уюмдун постторуна комментарий берүү жана/же бөлүшүү аркылуу ыктыярчыларды өз ара аракеттенүүгө үндөңүз. Социалдык постторду координациялоо же жардам берүү үчүн социалдык медиа комитетин түзүү аркылуу уюмдун жалпы байланыш аракеттери менен волонтерлордун катышуусуна көмөктөшүңүз.
Волонтердук бюллетенди чыгаруу
Көптөгөн коммерциялык эмес уюмдар ай сайын же квартал сайын ыктыярчыларга, ошондой эле донорлорго, каржылоо агенттиктерине, керектөөчүлөргө кайрылуу булактарына жана башка топторго маалымат бюллетендерин жөнөтүшөт. Маалымат бюллетенин таратуу кызыкдар тараптарга кайрымдуулук тобунун акыркы жетишкендиктери, учурдагы долбоорлору жана келечектеги максаттары жөнүндө кабардар кылуунун эң сонун жолу. Ал ошондой эле көрүнүктүү ыктыярчылардын салымдарын таануу үчүн сонун унаа менен камсыз кылат. Сиздин ыктыярчыларыңыз жана башка кызыкдар тараптарыңыз кимдер экенине жараша, сизге маалымат бюллетенин басып чыгаруу жана почта аркылуу жөнөтүү керек болушу мүмкүн, же сизге электрондук бюллетень жакшыраак кызмат кылышы мүмкүн. Кызыкдар тараптарды өздөрү каалаган жеткирүү опциясына жазылууга чакырууну карап көрүңүз.
Жекеме жеке байланышты сактаңыз
Волонтерлор менен мамиле түзүүгө келгенде, өз убактысын жана таланттарын сиздин уюмуңузга аябаган адамдар менен жеке байланыш түзүүнү эч нерсе менен алмаштыра албайт. Кайрымдуулук тобуңузга өз миссиясын аткарууга мүмкүндүк берген төрагалык орундарды ээлеген же башка негизги ролдорду ойногон ыктыярчылар менен бетме-бет жолугушууларды мезгил-мезгили менен пландаштырып туруу сунушталат. Мезгил-мезгили менен ыктыярчыларды текшерүүгө чакыруу, алардан расмий, жеке талкууга же видеоконференцияга убакыт бөлүүнү суранбастан, жеке байланышты сактоонун натыйжалуу жолу болушу мүмкүн. Аткаруучу директор ошондой эле волонтерлор токтоп же жеке байланышууга чакырган маектешүү убактысын түзө алат.
Комитеттин жыйналыштары аркылуу байланышуу
Волонтердук комитеттин жыйындары долбоорлордун бардык түрлөрүнүн ийгилиги үчүн маанилүү болушу мүмкүн. Жаңы долбоор башталганда, волонтерлукка кызыккандар менен жолугушуу өткөрүү сунушталат, андыктан алар кандай ролдордун түрлөрү бар жана ар бири кандай убакытты талап кылаары жөнүндө көбүрөөк билүү мүмкүнчүлүгүнө ээ болушат. Атайын долбоор үчүнбү же уланып жаткан жумушчу топ үчүнбү, комитет түзүлгөндөн кийин үзгүлтүксүз жолугушуулар процессти башкаруу жана волонтерлордун эффективдүү байланышын колдоо үчүн маанилүү болуп кала берет. Ыктыярчылар алдын ала план түзө алышы үчүн ар бир айдын үчүнчү шейшембиси сыяктуу жолугушуулардын белгиленген графигин түзүп койгон жакшы.
Волонтерлордон пикир бөлүшүүнү сураныңыз
Байланыш эки тарапка тең болушу керек. Ыктыярчыларды өз ойлорун жана идеяларын уюм жана анын лидерлери менен бөлүшүүгө шыктандыруу ыктыярчыларга маалымат агымын камсыз кылуу сыяктуу эле маанилүү. Ыктыярчыларга пикир билдирүү же сунуштарды бөлүшүүнү жеңилдетүүнүн көптөгөн жолдору бар. Эгерде волонтерлор кеңсеге дайыма келип турса, сунуш кутучасын орнотуңуз. Же болбосо, волонтерлор каалаган убакта колдоно ала турган feedback@ электрондук почта дарегин орнотуңуз. Ошондой эле жолугушуунун күн тартиби боюнча пикир жана сунуштар менен бөлүшүү үчүн адамдар үчүн убакыт бөлүүнү адат кылып алуу жакшы идея. Ал тургай, пикирлерди изилдөө жана талкуулоо үчүн фокус-топторду мезгил-мезгили менен өткөрүүнү кааласаңыз болот. Эң негизгиси волонтерлор үчүн пикир билдирүү оңой.
Волонтерлор үчүн коомдук чогулуштарды өткөрүү
Ыктыярчыларга убакытты же акчаны кайрымдуулук өтүнүчүн камтыбаган коомдук чогулуштар аркылуу бири-бири менен байланышуу мүмкүнчүлүгүн камсыз кылыңыз. Кеңсеңизде же башкармалыктын мүчөсүнүн же комитеттин төрайымынын үйүндө мезгил-мезгили менен ыктыярчыларга гана арналган миксерди жайгаштырууну карап көрүңүз. Белгиленген мөөнөттө ыктыярчы болгондордун баарын чакырыңыз. Уюмуңуздун бюджетине жараша, сиз тамак-аш менен камсыз кылсаңыз болот, же кастрюль жасоону пландаштырсаңыз жакшы болот. Негизгиси - сиздин уюмуңузга кызыккан адамдар бири-бири менен таанышып, байланыш түзө башташына жол берүү. Анткени, сиздин ыктыярчыларыңыз алардын достору да катышса, уюм менен тыгыз байланышта болушат.
Волонтердук аракеттерди таануу
Ыктыярчылар уюмуңузга өз миссиясын аткарууга же башка жол менен маанилүү себептерге жардам берүүдөгү маанилүү ролу үчүн таанылганын текшериңиз. Аткаруучу директорго же башка кызматкерлерге ашыкча көңүл бурбастан, уюм жөнүндө коомчулукта ыктыярчыларды тааныганына ынаныңыз. Мисалы, уюм үчүн жарыя издегенде, ЖМКнын мүчөлөрүн же блоггерлерди кызматкерлерден тышкары комитеттин төрагалары же башкармалыктын мүчөлөрү менен маектешүүгө багыттаңыз. Уюмдун ишмердүүлүгүнүн сүрөттөрүн жарыялоодо ыктыярчылар тартылган сүрөттөрдү тандаңыз. Атайын иш-чараларга каражат чогултууну жайылтууда, кулактандырууда комитет мүчөлөрүнүн аты-жөнүн көрсөтүүнү карап көрүңүз.
Ыктыярчыларга расмий түрдө ыраазычылык билдиребиз
Баалоо маанилүү, бирок баалоо да маанилүү. Ыктыярчыларга бетме-бет жана расмий ыраазычылык каттары аркылуу ыраазычылык билдирүүнү унутпаңыз. Жылына жок дегенде бир жолу ыктыярчыларга ыраазычылык билдирүү иш-чарасын, мисалы, ыктыярчылар үчүн гана түшкү тамак же ыктыярчылардын ыраазычылык сөзүн жана кызмат сыйлыктарын камтыган башка чогулушту өткөрүүнү карап көрүңүз. Топко өзгөчө салым кошкон же көптөн бери колдоо көрсөткөн ыктыярчылар үчүн такталарды же башка сыйлыктарды бериңиз. Негизги этаптар үчүн көп жылдык кызмат сыйлыктарын, ошондой эле бардык волонтерлорго кагаз түрүндө ыраазычылык сертификаттарын карап көрүңүз.
Ыктыярчылардын ар кандай байланыш куралдарын колдонуңуз
Ыктыярчылардын кызматына таянган ар бир уюм өз убактысын жана талантын бөлүшкөндөрдү тартуу жана сактап калуу жана жардам берүү үчүн жаңы адамдарды тартуу үчүн чараларды көрүшү керек. Ыктыярчылар менен эффективдүү байланышты эч кандай алмаштыруу мүмкүн эмес. Ар кандай байланыш куралдарын колдонуу сиздин уюмуңузга берилген волонтерлордун күчтүү командасын түзүүгө жана тартууга жардам берет. Натыйжалуу волонтердук баарлашуу аркылуу сиз кайрымдуулук мекемеңиз менен дагы көп жылдар бою иштеше турган адамдар менен бекем мамилелерди өрчүтө аласыз.
